Dịch vụ cho thuê xe ô tô tự lái đang ngày càng phát triển và trở thành lựa chọn phổ biến của người tiêu dùng nhờ tính tiện lợi, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Đây không chỉ là một nhu cầu thực tế trong xã hội hiện đại mà còn là cơ hội kinh doanh hấp dẫn cho các cá nhân và doanh nghiệp sở hữu xe ô tô.
Tuy nhiên, việc cho thuê xe ô tô tự lái không chỉ đơn giản là giao xe và nhận tiền. Để đảm bảo quyền lợi, tránh tranh chấp và tuân thủ đúng quy định pháp luật, chủ xe cần thực hiện đầy đủ thủ tục, từ kiểm tra người thuê đến soạn thảo hợp đồng và bàn giao xe. Bài viết này, Cho Thuê Xe Hà Nội sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục cho thuê xe ô tô tự lái một cách hợp pháp, an toàn và hiệu quả.
1. Cơ sở pháp lý của hoạt động cho thuê xe tự lái
Hoạt động cho thuê xe ô tô tự lái được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự năm 2015, là cơ sở pháp lý chính cho quan hệ hợp đồng thuê tài sản giữa hai bên cá nhân hoặc tổ chức.
Trong trường hợp cho thuê xe mang tính chất kinh doanh thường xuyên, chủ xe cần đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 để tránh bị xử phạt hành chính.
Ngoài ra, các quy định tại Luật Giao thông đường bộ 2008 và Nghị định 10/2020/NĐ-CP về điều kiện kinh doanh vận tải cũng cần được lưu ý nếu chủ xe vận hành theo mô hình công ty hoặc hộ kinh doanh.
2. Các bước làm thủ tục cho thuê xe ô tô tự lái đúng quy định
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý của chủ xe
- Chủ xe cần có sẵn giấy đăng ký xe bản gốc, giấy đăng kiểm và bảo hiểm dân sự còn hiệu lực, đảm bảo xe đủ điều kiện lưu hành hợp pháp trên đường.
- Ngoài ra, nên chuẩn bị bản photo công chứng các giấy tờ để sử dụng trong hợp đồng mà không cần đưa bản gốc cho người thuê cầm theo.
Bước 2. Kiểm tra và xác minh thông tin người thuê xe
- Người thuê cần cung cấp bản gốc CCCD hoặc CMND còn hiệu lực và bằng lái xe ô tô hạng B2 trở lên để đảm bảo đủ điều kiện điều khiển phương tiện.
- Nếu có thể, nên yêu cầu người thuê bổ sung sổ hộ khẩu hoặc xác nhận tạm trú để đảm bảo khả năng truy vết trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
- Việc kiểm tra kỹ giấy tờ giúp giảm thiểu rủi ro lừa đảo, chiếm đoạt xe, đặc biệt trong bối cảnh các thủ đoạn làm giả giấy tờ ngày càng tinh vi.
Bước 3. Thỏa thuận và ký kết hợp đồng thuê xe rõ ràng
- Hợp đồng thuê xe cần được soạn thảo chi tiết, ghi rõ thông tin cá nhân của hai bên, đặc điểm xe, giá thuê, thời hạn thuê, khoản đặt cọc và các cam kết trách nhiệm.
- Các điều khoản về xử lý vi phạm, bồi thường thiệt hại và nghĩa vụ bảo dưỡng xe trong thời gian thuê cần được đưa vào hợp đồng một cách minh bạch.
- Việc ký hợp đồng nên được thực hiện trực tiếp, có chữ ký tay và lăn vân tay để tăng tính pháp lý trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
Bước 4. Nhận đặt cọc và xác minh tính ràng buộc tài chính
- Khoản đặt cọc thường dao động từ 10 đến 30 triệu đồng hoặc có thể là một tài sản có giá trị như xe máy chính chủ, sổ tiết kiệm, đồng hồ đắt tiền.
- Khoản cọc này nhằm đảm bảo người thuê có trách nhiệm với tài sản, đồng thời giúp chủ xe giảm thiểu tổn thất nếu người thuê gây hư hỏng hoặc bỏ trốn.
- Chủ xe nên lập phiếu thu tiền đặt cọc hoặc biên bản nhận tài sản đặt cọc có chữ ký và ghi rõ tình trạng vật chất tài sản tại thời điểm giao nhận.
Bước 5. Bàn giao xe kèm biên bản ghi nhận chi tiết
- Trước khi giao xe, cả hai bên nên lập biên bản bàn giao ghi rõ ngày giờ, tình trạng xe (bên ngoài, nội thất, thiết bị điện tử, nhiên liệu, số kilomet).
- Nên chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ xe trước khi bàn giao để lưu làm chứng cứ trong trường hợp cần đối chiếu khi trả xe.
- Các phụ kiện đi kèm như bộ đồ nghề, ghế trẻ em, sạc điện thoại, camera hành trình... cũng cần ghi rõ trong biên bản bàn giao.
Bước 6. Theo dõi tình trạng xe trong thời gian cho thuê
- Chủ xe có thể lắp thiết bị định vị GPS để theo dõi vị trí xe và tình trạng vận hành, tuy nhiên phải có điều khoản thỏa thuận rõ trong hợp đồng để tránh vi phạm quyền riêng tư.
- Nếu có dấu hiệu vi phạm hợp đồng hoặc xe hoạt động ngoài phạm vi cam kết, chủ xe nên liên hệ ngay với người thuê để làm rõ.
- Trong trường hợp người thuê cố tình lẩn tránh hoặc có dấu hiệu chiếm đoạt, cần báo cơ quan công an địa phương để phối hợp xử lý kịp thời.
Bước 7. Nhận lại xe và thanh lý hợp đồng
- Khi kết thúc thời gian thuê, chủ xe cần kiểm tra toàn bộ xe, đối chiếu lại tình trạng xe so với biên bản bàn giao ban đầu và ghi nhận mức hao mòn nếu có.
- Nếu xe bị hư hỏng, trầy xước, mất phụ kiện..., cần lập biên bản hiện trạng và yêu cầu người thuê bồi thường đúng theo điều khoản hợp đồng.
- Sau khi hai bên thống nhất, chủ xe sẽ hoàn lại tiền đặt cọc (nếu không phát sinh chi phí đền bù) và ký biên bản thanh lý hợp đồng để chính thức kết thúc giao dịch.
3. Rủi ro thường gặp khi cho thuê xe ô tô tự lái
- Người thuê sử dụng giấy tờ giả để thuê xe rồi chiếm đoạt, sau đó đem bán hoặc cầm cố, khiến chủ xe rơi vào tình huống mất trắng nếu không kịp thời phát hiện và can thiệp pháp lý.
- Xe bị sử dụng vào mục đích trái pháp luật như vận chuyển hàng cấm, chở thuê trái phép, làm phương tiện gây án…, dẫn đến chủ xe có thể bị triệu tập điều tra nếu hợp đồng không rõ ràng.
- Người thuê gây tai nạn nhưng bỏ trốn hoặc không phối hợp giải quyết hậu quả, khiến chủ xe gặp khó khăn trong việc xử lý bảo hiểm hoặc làm việc với cơ quan chức năng.
- Xe bị hư hỏng do người thuê sử dụng sai cách như vào địa hình xấu, chạy tốc độ cao, đổ nhầm nhiên liệu..., làm tăng chi phí sửa chữa và giảm chất lượng xe sau khi nhận lại.
- Trường hợp người thuê trốn trả xe hoặc cố tình kéo dài thời gian thuê mà không thanh toán thêm, gây ảnh hưởng đến lịch khai thác xe và tiềm ẩn nguy cơ mất tài sản.
- Chủ xe bị truy thu phí phạt nguội sau khi người thuê vi phạm giao thông trong thời gian thuê nhưng không chịu nộp phạt, đặc biệt khi không có quy định cụ thể trong hợp đồng.
- Xe bị tráo đổi phụ tùng, thiết bị điện tử hoặc mất đồ nội thất như camera hành trình, màn hình, ghế ngồi…, nếu không kiểm tra kỹ khi giao – nhận xe sẽ rất khó đòi lại.
4. Lưu ý quan trọng dành cho chủ xe mới bắt đầu
- Nên chuẩn bị trước mẫu hợp đồng thuê xe, biên bản bàn giao và phiếu thu tiền đặt cọc để đảm bảo quy trình cho thuê diễn ra chuyên nghiệp, không thiếu sót giấy tờ quan trọng.
- Chỉ nên giao xe cho người thuê có đầy đủ giấy tờ tùy thân bản gốc, tuyệt đối không nhận bản photo hoặc ảnh chụp, nhằm tránh các trường hợp giả mạo tinh vi.
- Khi giao dịch lần đầu, nên ưu tiên cho thuê trong phạm vi người quen, có thông tin rõ ràng về nơi cư trú, nơi làm việc hoặc có người giới thiệu để giảm thiểu rủi ro.
- Không nên giao xe vào buổi tối nếu chưa có thời gian xác minh người thuê kỹ lưỡng; việc giao xe gấp trong tình huống thiếu minh bạch dễ dẫn đến mất kiểm soát tài sản.
- Chủ xe nên lưu trữ hồ sơ thuê xe (bản sao giấy tờ, hợp đồng, biên bản) ít nhất 6 tháng sau khi kết thúc hợp đồng để phục vụ tra soát, đối chiếu nếu phát sinh sự cố.
- Nên định kỳ kiểm tra các lỗi vi phạm giao thông qua hệ thống phạt nguội để phát hiện sớm và quy trách nhiệm đúng người thuê, tránh bị truy thu về sau.
- Tuyệt đối không cho thuê xe khi người thuê có dấu hiệu khả nghi như vội vã, trả giá thấp bất thường, không đồng ý đặt cọc hoặc né tránh cung cấp thông tin cá nhân.
- Chủ xe nên trang bị thiết bị định vị GPS có chức năng cảnh báo tốc độ, khu vực cấm để kiểm soát hành trình xe tốt hơn và can thiệp kịp thời khi có bất thường.
- Đối với xe mới hoặc xe giá trị cao, nên mua thêm gói bảo hiểm vật chất và bảo hiểm trách nhiệm dân sự mở rộng để tăng mức độ bảo vệ tài sản khi cho thuê.
- Nếu hoạt động cho thuê diễn ra thường xuyên, nên đăng ký kinh doanh hộ cá thể để hợp pháp hóa dịch vụ và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, vận tải.
5. Xu hướng phát triển dịch vụ cho thuê xe tự lái hiện nay
- Các nền tảng cho thuê xe online ngày càng phát triển, cho phép chủ xe và người thuê giao dịch nhanh chóng qua app, tăng khả năng kết nối và giảm chi phí môi giới trung gian.
- Dịch vụ quản lý thuê xe bằng phần mềm chuyên dụng giúp theo dõi hợp đồng, lịch hẹn trả xe, nhắc nhở bảo hiểm và báo cáo doanh thu rõ ràng, hạn chế sai sót thủ công.
- Xu hướng ký hợp đồng điện tử và thanh toán không tiền mặt (qua chuyển khoản, ví điện tử) đang trở thành tiêu chuẩn mới, giúp tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch tài chính.
- Nhiều đơn vị đã tích hợp bảo hiểm thuê xe ngắn hạn đi kèm hợp đồng, giúp người thuê yên tâm hơn khi sử dụng xe và giúp chủ xe tránh được các rủi ro về tai nạn, va quẹt.
- Các gói dịch vụ thuê xe linh hoạt như thuê theo giờ, thuê cuối tuần, thuê dài hạn kết hợp chăm sóc xe đang được ưa chuộng vì đáp ứng được nhiều nhu cầu khác nhau của khách hàng.
- Những mẫu xe tiết kiệm nhiên liệu, xe điện hoặc hybrid đang được khách hàng ưu tiên lựa chọn, thúc đẩy xu hướng cho thuê xe gắn với tiêu chí bảo vệ môi trường.
- Nhiều startup cung cấp dịch vụ kết nối chủ xe cá nhân với người thuê (C2C) với quy trình kiểm duyệt, đánh giá uy tín đôi bên, giảm rủi ro và tăng độ tin cậy thị trường.
- Một số doanh nghiệp phát triển hệ thống trạm giao nhận xe thông minh tại sân bay, ga tàu, trung tâm thương mại, giúp việc thuê và trả xe trở nên tiện lợi và nhanh chóng.
- Tính cá nhân hóa trong trải nghiệm thuê xe cũng được chú trọng hơn như tùy chọn phụ kiện đi kèm, chọn mức độ bảo hiểm, lựa chọn ghế trẻ em hoặc hệ thống giải trí mở rộng.
Cho thuê xe ô tô tự lái là một hình thức kinh doanh tiềm năng nhưng đi kèm với nhiều yêu cầu pháp lý và rủi ro tiềm ẩn. Việc tuân thủ đúng các thủ tục cho thuê xe không chỉ giúp bảo vệ tài sản, quyền lợi cho chủ xe mà còn xây dựng uy tín, tạo nền tảng phát triển dịch vụ lâu dài. Với hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng bạn đã nắm vững cách làm thủ tục cho thuê xe đúng luật và sẵn sàng bắt đầu hành trình kinh doanh an toàn, hiệu quả.
